On luonnollista ja ihmiselle suorastaan lajityypillistä, että pyrimme parantamaan ja tehostamaan toimintamme. Meillä on hyvä muisti. Muistamme, miten aiemmin olemme toimineet, ja meillä on kyky suunnitella tulevaisuutta. Metsästäjä ja kalastaja oppivat onnistumisistaan ja virheistään. Maanviljelijä ja hedelmäatarhuri koettavat seuraavalla satokaudella onnistua paremmin. Haluamme myös päästä vähemmällä. Sanotaan, että laiskuus on paheiden äti. Mutta se on myös tehokkuuden äiti.
Teollisella ajalla toiminnan tehostaminen johti radikaaleihin mullistuksiin, koko yhteiskunnan arvontuotto alkoi perustua raaka-aineiden ja tavaroiden tehokkaaseen tuottamiseen. Manufaktuureissa opittiin järjestelemään työ tehokkaalla tavalla. Koneinsinööri Frederick Taylor (1856-1915) keksi tieteellisen työntutkimuksen, ja nosti työntekijöiden työpanoksen riiston aivan uudelle tasolle. Vastaavasti pehmeämpi työpsykologia pyrki lieventämään ratinalisoinnin tuomia mielenterveyden ongelmia. Suureen kuvaan pitää vielä lisätä teknologiset mullistukset: voimakoneiden käyttöönotto ja automatisointi. Sekä ammattiyhdistysliike, joka syntyi puolustamaan työtekijöiden oikeuksia.
Nyt olemme tilanteessa, missä tuottavuutta pyritään nostamaan tietotekniikan avulla. Poliitikot ovat puhuneet innostuneesti ”digiloikasta”, ja puhuvat ehkä vieläkin. Vaikka kehitykseen alkaa tulla mukaan ristiriitaisia ja jopa tympeitä sivumakuja. Onko digiloikka totta ollenkaan, vai olemmeko sen sijaan putoamassa digikuoppaan? Tehostaako se yhteiskuntaa ollenkaan? Vai ovako digiloikan takana olevat teknologian tuottajat kaapanneet arvontuoton lisäyksen omaan taskuunsa?
Esitän pohdinnan alustukseksi tärkeän näkökulman. Yhteiskunnan toiminta, ja etenkin sen tehokas toiminta perustuvat ihmisten väliseen vuorovaikutukseen. Ja tämä vuorovaikutus on tavattoman monimuotoista ja monimutkaista. Viestimme toistemme kansa symbolisesti, eli välitämme puhutun kielen avulla tietoa vallitsevista asioiden tilasta, sekä erilaisia toivomuksia, pyyntöjä ja vihjeitä. Mutta samalla viestimme myös tunnetasolla ja viittaamme näkymättömiin rakenteisiin, valtasuhteisiin ja sosiaalisiin suhteisiin. Ihmisyhteisöjen toiminta on siis kirjoitettu myös rivien väliin. Ja sinne on kirjoitettu paljon enemmän, kuin kuvittelemmekaan.
Otan esimerkin entisestä työpaikastani muutaman vuosikymmenen vuoden takaa. Asiantutijatyötä tekevät joutuvat matkustamaan paljon. Prosessi on sunnilleen seuraava. Ensin laaditaan matkasuunnitelma tai matkalupa-anomus. Siinä matkan tarkoitus ja kulku kuvataan, yleensä 5-10 riviä tekstiä. Sitten matkustaja käy sen kanssa sihteerin luona, joka hankkii matkaliput ja varaa majoitukset. Matkalta palattuaan matkustaja laatii matkalaskun, jossa eritellään matkan vaiheet ja niihin liittyvät kulut. Lasku toimitetaan kulukuittien kanssa sihterille, ja asia on sillä selvä. Laskun perusteella matkan kulut viedään organisaation talousjärjestelmään ja matkustajalle hyvitetään päivärahat ja hänen osuutensa kuluista.
Sitten taloushallinto otti käyttöön matkalaskuohjelman, jolla matkustaja hoiti laskutuksen suoraan itse. Valitettavasti se oli vaikeakäyttöinen ja jäykkä. Useimmiten sen käyttö ei edes onistunut, vaan painittuaan aikansa järjestelmän kanssa matkustaja joutui käymään matkaa läpi sihteerin kanssa, joka tavalla tai toisella sai lopulta matkan syötettyä talousjärjestelmään. Matkalaskuohjelma perustui jäykkiin oletuksiin: mikään ei saa matkan aikana muuttua, matkalla voi olla vain yksi ulkopuolinen rahoittaja, matka ei voi liittyä useamman projektin tarpeisiin ja matkaan ei saa ydistää useita tapahtumia. Elämä on kuitenkin yllättävää ja monimutkaista, eikä se suju ohjelmoijien oletusten mukaisesti. Kaiken tuloksena matkan tilitys vaati moninkertaisen määrän työtä aiempaan verrattuna, ja myös kallispalkkainen matkustaja joutui käyttämään siihen paljon omaa aikaansa. Osoittautui, että matkalaskuohjelmaa oli ”mahdotonta” korjata. Henkilöstön piti vain opetella elämään sen kanssa. Virallisesti eli johdon näkökulmasta kaikki oli hyvin. Oli siirretty nykyaikaisen työkalun käyttöön, joka hoiti tilityksen automattisesti.
Esimerkistä on kulunut jo pitkä aika, mutta minusta tuntuu, että se on edelleen sekä tyypillinen että ajankohtainen. Olen kuullut aivan samankaltaisia kertomuksia lääkäreiltä, jotka ponnistelevat terveydenhuollon järjestelmien kanssa. Paljon työaikaa kuluu asioiden järjestelyyn ja kirjaamiseen. Aiemmin hallinnolliset työt hoiti avustava henkilökunta vuosien sujuvalla rutiinilla.
En nyt väitä, ettei tällaisista järjestelmistä olisi hyötyä. Ilman muuta nykyään saadaan talteen paljon sellaista tietoa, jota ennen oli mahdoton kerätä. Mutta voisi kysyä, millä hinnalla se tapahtuu. Ja tähän pitää vielä lisätä, että samalla uudet ohjelmistot näyttävät tuovan mukanaan sekä toimintariskejä että turvallisuusriskejä.
Kokonaan toinen asia on, että tällaisten järjestelmän rakentaminen näyttää olevan yllätävän vaikeaa ja kallista. Joskus tietojärjestelmähankkeet jopa epäonnistuvat jouduttuaan umpikujaan, tai ne hylätään, koska ne eivät täytä vaatimuksia.
Kertaan vielä, mistä tämä näytää johtuvan. Organisaatiot, kuten työyhteisöt, ovat itsestään mukautuvia ja oppivia. Niiden toimintaa säätelee kirjoitettujen ja kirjaamattomien periaatteiden verkosto. Ja juuri se ”rivien väliin” kirjattu ohjeisto on sekä hyvin monimutkaista että vaikea saada näkyväksi. Kun organisaatio alkaa tehostaa toimintaansa tietojärjestelmien avulla, tuo näkymätön ohjeisto ei tule siihen mukaan. Lopputulos on, että käyttöönotetun tietojärjestelmän rinnalle kehittyy aivan uudenlainen sosiaalinen verkosto ja kulttuuri, joka koettaa tulla toimeen tuon järjestelmän kanssa.
Lopetan muutamaan kysymykseen. Missä on digiloikka, vai onko sitä ollenkaan, vai onko se oikeataan digijarru? Mitä tapahtuu huoltovarmuudelle? Millaisia ovat toimintariskit ja turvallisusriskit? Entä mitä tapahtuu, kun mahdolliset epäystävälliset toimijat käyvät digiyhteikunnan kimppuun tekoälyn voimin?
