sunnuntai 2. toukokuuta 2021

Herra Parkinson

Maailma on monimutkainen, ihmisten käyttäytyminen on monimutkaista ja ihmisten tarkoituksella rakentamat yhteisöt eli organisaatiot ovat aivan erityisen monimutkaisia – tai ainakin on vaikea ymmärtää niiden käyttäytymistä. Ei olekaan ihme, että erilaiset selitysyritykset ovat vieläkin hankalampia ymmärtää. Mutta ihmiskunta on keksinyt näppäriä oikoteitä: erilaisia nasevia ja jopa runollisia tiivistyksiä ja lyhyitä tarinanpätkiä. Eräs sellainen on Parkinsonin laki, joka jostain syystä on lähes unohtunut. Vaikka se on edelleen erittäin ajankotainen.

Lain teki tunnetuksi brittiläinen historioitsija ja tutkija C. Northcote Parkinson. Hänen liki legendaarinen tutkimuksensa vuodelta 1955 koski Britannian siirtomaahallintoa. Hän havaitsi, että hallinnon virkamiesten lukumäärä lisääntyi jatkuvasti noin 5,7 % vuodessa. Asian teki erikoiseksi se, että Britannialla ei ollut aikoihin edes ollut siirtomaita. Parkinsonin laista on luonnollisesti erilaisia esitystapoja. Parkinsinin oma muotoilu koskee työnteon taipumusta laajentua, niin että se loputa käyttää kaiken saatavilla olevan ajan. Siirtomaahallinnon toiminnan esimerkistä voidaan myös johtaa organisaation kehittymistä koskeva laki: jos organisaation tehtävät pysyvät ennallaan, sen täytyy kasvaa 6 % vuodessa suoriutuakseen tehtävistään. Lukuarvo näyttää olevan yleispätevä. Tämä muotoilu selittää hyvin julkisen hallinnon sitkeän taipumuksen rakennella niin sanottuja hallintohimmeleitä. Niiden syntyyn vaikuttaa toisin myös hallinnon enemmän tai vähemmän kätketty poliittisuus. Rakentamalla uusia hallintoportaita organisaatioon voidaan luoda lisää poliittisiksi palkinnoiksi soveltuvia päällikönpaikkoja. Näin puolueet luovat itselleen uskollisten vasallien verkostoja. Historiaa tunteva lukija voi ehkä päätellä, että hallinnossa vaikuttaa vanhan feodaalijärjestelmän pitkä häntä.

Parkinson laki liittyy organisaatiotieteisiin, jotka ovat oikeastaan johtamistieteen ja jopa taloustieteen varsin kestävää perustaa. Hallinnon paisumiselle voi joskus olla hyvä syy – vaikka ei tosin läheskään aina. Teollisiin organisaatioihin liittyy niiden kasvu: se on niiden tavoite, mutta siitä aiheutuu myös ongelmia. Organisaation hallinnossa on kaksi tavoitetta: käskyttäminen ja kontrolli. Johdon tai omistajien täytyy saada organisaatio toimimaan haluamallaan tavalla, ja sen täytyy myös tietää, mitä siellä tapahtuu. Kaikki tämä liittyy informaatioon ja tietovirtoihin. Hyvin pieni organisaatio, kuten pieni verstas tai kirjapaino havainnollistavat suoran kommunikaation periaatetta. Hallintoa ei tarvita, koska ihmiset kommunikoivat suoraan keskenään, ja kaikki tietävät ja ymmärtävät sen toiminnan. 

Kun organisaatio kasvaa, tulee tarve erikoistumiselle. Syntyy osaamisen lajiin perustuva funktionaalinen organisaatio. Samalla syntyy tarve päälliköille. Informaatio ei enää saavuta tasaisesti kaikkia jäseniä: sitä on aivan liian paljon ja se eriytyy sisällöltään. Kaikki eivät enää tarvitse kaikkea informaatiota eivätkä välttämättä ymmärräkään kaikkea. Päälliköitä tarvitaan sovittamaan yhteen eri ryhmien toimintatapoja ja kulttuureja ja sovittamaan ne johdon tahtoon. Kun organisaatio edelleen kasvaa, syntyy uusia syitä jäsennellä sen rakennetta. Syy voi olla alueellinen tai se voi olla tekninen tai liittyä liiketoimintaympäristöön. Tarvitaan myyntiä, mainontaa, kuljetusta, taloushallintoa ja tulevaisuuteen tähtäävää kehitystyötä. Hyvin suureksi paisunut organisaatio voi myös siirtyä konsernihallintoon. Silloin se jakautuu löyhästi kytkettyihin osiin jotka toimivat kuten itsenäiset yritykset.

Yksityissektorin organisaatiot ovat samalla tavalla alttiita Parkinsonin laille kuin julkiset. Toisaalta ne ovat myös osanneet taistella sitä vastaan. Niiden toiminnan tavoite on taloudellinen tulos, joten on sekä luontevaa että helppoa mitata toiminnan tehokkuutta. Parkinsonin laki koetaankin ennen kaikkea julkisen hallinnon ja asiantuntijaorganisaatioiden riesaksi. Se ei ole aivan totta eikä reilua: ongelma on kaikkialla, missä ei osata tai haluta valvoa toiminnan järkevyyttä tai tehokkuutta.

Parkinsonin laki on naseva ja viihdyttävä, mutta se saa käyttövoimansa inhimillisistä heikkouksista ja vallan turmelevasta kosketuksesta. Siksi se on syytä ottaa vakavasti. Toinen ulkonaisesti samankaltainen ilmiö on Murphyn laki. Ja silläkin on aivan todellinen syntyhistoria. Laki sai alkunsa vuonna 1949 eräästä tapahtumasta Edwardsin lentotukikohdassa Kaliforniassa, ja sen teki tunnetuksi insinöörikapteeni Edward A. Murphy. Lain mukaan ”jos jonkin asian voi tehdä monella tavalla ja näistä tavoista yksi johtaa onnettomuuteen, ennen pitkää joku tekee asian sillä tavalla”.

Murphyn laista on paljon humoristisia muotoiluja. Selektiivisen gravitaation laki: pudonnut vasara laskeutuu sinne, missä se aiheuttaa eniten vahinkoa. Mekaanikon laki: oikeakätinen kierre on vasenkätinen. Elektroniikan laki: PNP-transistori on NPN. Sähkömiehen laki: punaisen johdon jännite on miinusmerkkinen. Gastronomian laki: sokeripurkissa on suolaa. Läheskään kaikki muotoilut eivät ole onnistuneita, mutta osa on. Toimimalla lain vihjaamalla tavalla voidaan välttää onnettomuuksia. Murphyn laki toimii nasevana muistuttajana. Siihen liittyy joukko teollisia ja yhteiskunnallisia käytäntöjä, jotka ovat yleistyneet erityisesti kapteeni Murphyn kommentoinnin jälkeen. Turvallisuus- ja riskianalyysi lähtevät liikkeelle ideoimalla tilanteita Murphyn hengessä. Laatutekniikka vie sen soveltamisen vielä pidemmälle. Toimintaympäristön on oltava sellainen, että väärän toiminnan mahdollisuus on pieni ja sen seuraukset hallittavissa. Tämä ei suinkaan ole yksinkertaista. Tunnetun sanonnan mukaan mitään ei voi suunnitella idioottivarmaksi, koska idiootit ovat niin älykkäitä.

Ehkä pitäisi tarkastella myös näiden lakien virheellisiä tulkintoja. Parkinsonin laki varoittaa inhimillisistä heikkouksista. Sen piiriin on kuitenkin kirjattu aivan vääriä asioita. Monet ensi näkemältä hankalat ilmiöt eivät nimittäin riipu ihmisistä, vaan ovat yleisiä systeemiongelmia. Biologiassa eliöt pyrkivät täyttämään ekologisen lokeronsa, mikä voi johtaa liikakansoitukseen, eliöiden sukupuuttoihin ja ympäristön köyhtymiseen. Liikennesuunnittelussa teiden ja siltojen rakentamisella on pyrkimys aiheuttaa kasvavaa liikennettä. Mahdollisesti ne tähtäävät ruuhkien vähentämiseen, mutta saattavat aiheuttaa niitä lisää. Ei tällä ole mitään tekemistä ihmisten organisaatiokäyttäytymisen kanssa.

Tietotekniikassa tunnetaan myös lakia muistuttavia ilmiöitä. Ohjelmistot kasvavat nopeammin kuin muistit, jonne ne pitäisi tallentaa. Ohjelmat monimutkaistuvat kunnes ne ylittävät ohjelmoijien kyvyt. Projektit karkaavat käsistä, erityisesti suuret tietojärjestelmäprojektit. Mutta kysymys ei ole Parkinsonin laista vaan ihmisten yleisestä vaikeudesta ja osaamattomuudesta ymmärtää monimutkaisia järjestelmiä. Itse asiassa Murphy laki tulee lähemmäs näitä tilanteita. Se ei tosin tarjoa periaatteellista ratkaisua vaan sanoo: älä edes yritä ymmärtää, mutta koeta ainakin estää vahingot.

Tarkastellaan vielä erästä lainomaista ilmiötä, Peterin periaatetta. Myös sillä on todellinen keksijä, Laurence J. Peter ja Raymond Hull tekivät sen tunnetuksi kirjassaan vuonna 1969. Periaate on yksinkertainen. Sen mukaan ihminen etenee organisaatiossa ja saa ylennyksiä, kunnes hän on noussut tasolle, joka ylittää hänen kykynsä. Sen jälkeen ei ylennyksiä tule. Lopputuloksena on organisaatio, jossa kaikki esimiehet ovat kyvyttömiä tehtäväänsä. Myös Peterin periaate on viihdyttävä, ja sen suosio on ymmärrettävä. Kaikki työelämässä toimivat tunnistavat sen, jostain syystä juuri esimiehet tuntuvat varsin säännöllisesti sekä kyvyttömiltä että epäpäteviltä.

Peterin periaatteeseen voi esittää jotakin huomautuksia. Ensinnäkin, se tuntuu olettavan jyrkän hierarkkisen organisaation. Sellaisia on olemassa, esimerkiksi armeija ja kirkko. Toisaalta yhteiskuntien hierarkkisuudessa on eroa ja organisaatioissa on eroja. Periaate olettaa myös meritokratian, toisin sanoen siinä ajatellaan, että yleneminen johtuu osoitetusta pätevyydestä. Näin ei kuitenkaan ole asia. Pätevyys ei ole ainoa ylennyksen peruste, eikä välttämättä edes tärkeä. Usein asia on päin vastoin. Työntekijää ei voi ylentää, koska toista yhtä pätevää on vaikea saada hänen paikalleen.

Kirjan tekijät huomasivat ideassaan yhden ongelman. Miksi pätemättömyystasolleen edennyttä työntekijää ei yksinkertaisesti eroteta? Tekijät selittävät, että tässä vaiheessa työntekijän arviointikriteeri vaihtuu ja tilalle tulee muu asia kuin pätevyys. Selitys on kuitenkin ilmeisen epäuskottava, ja sen tarkoitus on vain pelastaa kirjan houkutteleva idea. Tosiasiassa ei häntä alun perinkään arvioitu pätevyyden kriteereillä.